Aktenlager und Archiv
Sieben Jahre Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO – und die Ordner stehen im teuersten Raum, den du hast: im Büro.
Bürofläche kostet in Wien ein Vielfaches von Lagerfläche. Trotzdem stehen dort Regalmeter voller Belege, die niemand mehr anschaut, aber die noch nicht weg dürfen. Ein Lagerabteil kostet einen Bruchteil und ist trotzdem jederzeit erreichbar.
Rechne mit etwa 200 Ordnern pro 2 m², wenn du auf Regalen bis 2 Meter Höhe lagerst. Ein typisches Kleinunternehmen kommt mit 2 bis 4 m² über Jahre aus.
Wichtig ist die Organisation: Beschrifte nach Jahr und Kategorie, führe eine einfache Liste, und trenne die Kartons nach Ablaufjahr der Aufbewahrungsfrist. Dann kannst du jedes Jahr einfach die vorderste Reihe entsorgen, statt alles neu zu sortieren.
Worauf du achten solltest
- Nach Ablaufjahr der Aufbewahrungsfrist sortieren, nicht nur nach Thema – das spart dir jedes Jahr Arbeit.
- Archivkartons statt Bananenschachteln: gleiche Größe, stapelbar, tragen das Gewicht.
- Kartons nicht über 15 kg packen, sonst reißen sie beim Tragen.
- Ein Regal im Abteil verdoppelt praktisch die nutzbare Fläche.
- Digitalisieren, was du oft brauchst – einlagern, was du nur aufheben musst.
- Personenbezogene Unterlagen gehören nach Fristablauf sicher vernichtet, nicht in den Altpapiercontainer.
Häufige Fragen
- Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
- In Österreich gilt für Bücher, Aufzeichnungen und Belege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren nach § 132 BAO. Für bestimmte Unterlagen gelten längere Fristen – das klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
- Komme ich kurzfristig an einen Ordner?
- Ja, im Rahmen der Zugangszeiten. Den Schlüssel hast nur du, du brauchst dich bei niemandem anzumelden.
- Ist das für Firmen absetzbar?
- Miete für betrieblich genutzte Lagerflächen ist in der Regel Betriebsausgabe. Details bitte mit deinem Steuerberater klären.